MENJADI SEORANG PERSONAL ASSISTANT YANG SAVVY

Berasa stack kalo jabatan kamu cuma mentok jadi sekretaris aja? Kenapa gak mencoba meng-upgradenya ke level personal assistant atau yang biasa di sebut PA? Gaji lebih tinggi sudah pasti diraih setelahnya, pastinya friends…..

Belum PD dan merasa gak layak? Buang feeling itu jauh-jauh, kalo kamu udah punya basic administrasi dan secretarial yang baik, pergunakan kelebihan kamu ini untuk meraih posisi ini.

Menjadi seorang PA gak harus punya kecantikan secantik miss universe, yang penting tentu saja  selain kemampuan melakukan tugas secretarial, kamu mesti punya kebijaksanaan seorang wanita dewasa. Wanita yang cepet panikan, cepet mewek, cepet give up adalah sangat tidak appropriate buat jadi seorang PA yang savvy. Savvy di sini maksudnya cerdas dalam segala hal. Memiliki tingkat emosional yang stabil, gak cepet meledak.

Jabatan PA biasanya di berikan untuk membantu meringankan tugas-tugas seorang boss di level yang tinggi. Semisal PA of Director of Sales. PA hanya ditugaskan melayani kebutuhan pekerjaan seorang boss saja, jarang-jarang seorang PA harus mengemban tugas melayani dua petinggi. Maybe one in a hundred or even a million!

Pekerjaan seorang Director tentunya sangat stressful dan padat, untuk itulah seorang PA di pekerjakan untuk menata sesuai urutan prioritas, appointment mana yang harus terlebih dahulu di hadiri boss, draft mana yang harus diapprove si boss. PA memiliki wewenang lebih dari hanya sekedar sekretaris biasa. Sekretaris hanya mengerjakan apa yang di delegasikan, namun PA diberikan previledge untuk memilih atau memfilter apa yang baik dan buruk bagi kemajuan office sebelum melaporkannya ke boss, tentu saja ada batasan-batasan yang harus ditaati ya friends…sesuai dengan house rules yang berlaku di suatu office, bukan asal seenak-enaknya kita aja lho.

Apa aja sih atribut yang di perlukan untuk menjadi seorang savvy PA?

1.   EFISIEN

PA mesti memiliki rasio yang tepat untuk memperkirakan kapan suatu pekerjaan harus di mulai dan kapan result harus sudah bisa di info ke boss. PA yang baik anti mengulur-ulur waktu, dia haruslah seorang yang time punctual.

2.   SELF MOTIVATED

Kalau kamu harus selalu membutuhkan bimbingan dan dukungan orang lain untuk melakukan tugas-tugas yang diberikan, kamu bukanlah seorang savvy PA.

3.   TERORGANISASI

Kerapihan dalam mengorganisasikan sesuatu merupakan hal yang mutlak dimiliki savvy PA. Folder yang rapih dan mudah diakses oleh boss, schedule yang selalu jelas konfirmasinya pastinya suatu keharusan.

4.   JAGO KOMUNIKASI

Punya bahasa diplomasi yang baik dan sopan patut dipunyai savvy PA baik itu secara verbal maupun secara korespondensi. Adakalanya kita harus melakukan komunikasi yang agak intens dengan pihak-pihak lain untuk mempertahankan idealisme kantor tempat kita bekerja. Diwaktu lain mungkin kita diharuskan untuk meminta maaf atas nama office kita atau melakukan tawar menawar tentang suatu appointment, mengucapkan selamat kepada client dan lain sebagainya.

5.   BUKAN SEORANG YANG GAPTEK

IT literate is a must.

Kita sebagai savvy PA di harapkan mampu menguasai segala jenis gadget yang berhubungan dengan pekerjaan kita sehari-hari, baik itu PC, Mobile Phone baik itu iPhone, Android, Tablet, Scanner, Fax dan lain sebagainya. No room for saying: I-don’t-know-how-to-use-this!