Keep organized dan selalu rapih…ih..repot? Not at all!

Banyak orang yang kurang peduli dengan keberadaan dokumen-dokumen yang dirasa kurang begitu penting, atau malah ada dokumen yang sebenarnya penting tapi asal di simpan begitu saja bahkan sampai terlupakan dan ketika hal itu di butuhkan yang ada malah kalang kabut mencarinya.

Saya dulunya begitu…ya asal aja, tapi lama-lama capek juga ya mengalami situasi yang tidak mengenakkan saat harus tunggang langgang mencari file yang dibutuhkan hanya karena tidak menatanya secara rapih.

Dengan menyadari fungsi penyimpanan dokumen merupakan hal yang penting tanpa kita ketahui kita telah melakukan efisiensi waktu..dan  ingat time is money lho…artinya dengan menata dokumen kita secara rapih dan teliti sebenarnya kita telah berpartisipasi dalam melakukan penghematan uang.

Dokumen seperti apa yang mesti jelas tempat penyimpanannya?

1.       Buku bank

2.       Surat-surat dari bank seperti surat tagihan kartu kredit, surat pemberitahuan

3.      Polis asuransi

4.      Informasi mengenai asuransi yang kita miliki

5.      Dokumen cicilan rumah

6.      Sertifikat tanah

7.      Struk pembelian barang

8.      Dokumen tentang pajak

9.      Dokumen pembayaran dan penagihan

10.   Akte nikah, dll

11.    Copy resep obat

Apa yang dibutuhkan untuk penyimpan dokumen dengan baik?

1.     Folder plastik untuk menyimpan file dokumen di dalamnya atau bisa juga kotak sepatu yang sudah tidak terpakai namun masih dalam kondisi bagus

2.       Penjepit kertas

3.      Kertas post-it

4.      Pulpen

5.      Amplop

6.      Stapler

Dimana storage ini kita simpan?

Sebaiknya semua dokumen yang telah kita tempatkan dalam satu wadah kita letakkan pada tempat yang mudah kita lihat dan jangkau. Sehingga ketika kita membutuhkannya sudah tidak ada lagi yang namanya acara pontang panting berjam-jam mencari dokumen tersebut.

Apakah semua file atau dokumen yang ada harus di simpan semua? Terus bagaimana dengan file dari tahun 2009? Wah, ini bakalan place consuming nih!

Dokumen seperti struk belanja di supermarket biasanya tidak perlu kita simpan sampai bertahun-tahun karena nantinya akan menjadi sudah tidak relevan lagi dengan kondisi terkini. Kalau saya menyimpan struk belanja hanya dalam tahun itu saja, misalnya untuk belanjaan kebutuhan sehari-hari di supermarket biasanya saya menyimpannya dari bulan januari hingga desember pada tahun tersebut, ini saya simpan hanya sebagai referensi harga setiap saya akan berbelanja ke tempat itu. Kebetulan saya bukan tipe konsumen impulsif yang selalu berbelanja tanpa rencana. Saya selalu membuat list barang apa yang nantinya akan saya beli, dengan demikian saat berbelanja saya telah memiliki gambaran berapa rupiah nantinya harus saya gelontorkan untuk membayar belanjaan itu. Nah, makanya saya selalu membutuhkan struk belanjaan sebelumnya untuk melihat harga-harga barang yang saya perlukan. Memang harga memiliki gerak fluktuasi namun pastinya hal ini tidak akan berubah jauh dari harga sebelumnya. Dengan berbelanja gaya “organized” begini saya jadi terhindar dari momen-momen “deg-deg plass” di depan kasir, bertanya-tanya dalam hati berapakah gerangan total belanjaan kita.

Struk belanjaan yang sudah tidak kita perlukan bisa kita buang ke tempat sampah.

Tapi hati-hati dengan dokumen-dokumen yang kita rasa agak sensitip seperti tagihan kartu kredit dan lainnya, jangan asal di buang sembarangan. Hari-hari ini banyak pihak yang sering menyalahgunakan dokumen orang lain. Untuk itu file-file seperti ini harus kita hancurkan terlebih dahulu. Bisa dengan menggunakan shredded machine atau mesin pemotong kertas atau jalan termudah adalah menggunting file-file tersebut kecil-kecil hingga tidak bisa di satukan seperti puzzle ataupun minimal sudah tidak bisa terbaca lagi.

Khusus untuk file mengenai pajak saya rasa yang jenis beginian harus kita simpan setua apapun itu. Suatu saat mungkin saja kita memerlukannya.

Kapan saya bisa mulai merapihkan dokumen saya?

Good question!

Jawabannya adalah the sooner the better…lebih cepat lebih baik, kalo bisa dilakukan sekarang, why not?

Jangan tunggu sampai kejadian kebingungan cari file terulang lagi and surely it will driving you crazy!

Memang betul kita akan membutuhkan waktu sekitar 2-3 jam untuk melakukan ini tapi percaya deh..it’s worthed koq…

Pada akhirnya fakta akan berbicara bahwa hal remeh ini akan sangat berarti dalam mengefisiensi waktu kita. Waktu terbuang percuma? Gak ada lagi deh!